Учёт времени из удалённых сессий работает так: машины привязываются к клиенту, длительность подключений к ним пишется автоматически, и за выбранный период собирается таймшит, из которого формируется счёт. Ручной ввод часов при этом не нужен — запись появляется в момент подключения, а не при выставлении счёта.
Почему при ручном учёте часы теряются?
Три причины, и все три системные.
- Короткие подключения не записываются вообще. «Зашёл на пять минут» за месяц набирается на полный рабочий день, которого нет ни в одном отчёте.
- Часы восстанавливаются в конце месяца по памяти — и всегда в меньшую сторону. Никто не завышает задним числом; занижают почти все.
- Работа по нескольким клиентам за день смешивается, и разделить её потом уже нечем.
Учёт по фактическим сессиям убирает все три сразу: запись создаётся в момент подключения и уже привязана к конкретной машине.
Что попадает в таймшит?
Длительность сессий на машинах, привязанных к клиенту, за выбранный период: дата, устройство, минуты и краткое описание. Отдельно видны устройства без привязки — их ещё предстоит закрепить за клиентом, иначе время повиснет в воздухе. Из таймшита собирается черновик счёта со ставкой клиента, который можно поправить: исключить строку, скорректировать минуты, добавить ручную позицию за работу без подключения. Дальше счёт финализируется и выгружается в PDF или CSV. Как это выглядит в кабинете — на странице учёта времени и биллинга поддержки.
О чём договориться с клиентом заранее
До первого счёта, а не после спорного. Зафиксируйте, что считается оплачиваемым: обычно это время активной сессии на машинах клиента, а диагностика без подключения, дорога и внутренние совещания оговариваются отдельно.
Отдельно назовите минимальную тарифицируемую единицу — например, пятнадцать минут. Без неё десяток двухминутных подключений превращается в спор об округлении, который стоит дороже самих минут.
И покажите клиенту, как выглядит отчёт, до того как пришлёте счёт. Строка «дата, машина, минуты» снимает большую часть вопросов, потому что превращает «мы вас обслуживали» в проверяемый перечень.
Биллинг сессий доступен на платных тарифах — актуальные условия смотрите в тарифах GoDesk. Если параллельно нужно видеть состояние машин, а не только время работы на них, это соседний раздел — мониторинг парка.
Что делать с работой, которая шла без подключения?
Заводить руками отдельной строкой и с пояснением. Телефонный разговор, поездка и разбор задачи в переписке — это тоже работа, но автоматически она нигде не появится. Важно, чтобы такие строки отличались от автоматических: клиент имеет право знать, что откуда взялось.
Считать ли время, потраченное на неудачную попытку?
Это вопрос договорённости, а не учёта, и решать его нужно до начала работ. Система покажет факт подключения в любом случае — а вот попадёт ли он в счёт, зависит от того, о чём вы условились. Молчаливое решение задним числом и есть источник большинства споров.