Таймшит собирается сам, если правильно настроена одна связь: устройство привязано к клиенту, у клиента задана ставка. Всё остальное — следствие. Настройка занимает полчаса и делается один раз, а ошибки в ней проявляются в конце месяца, когда исправлять уже поздно.
Шаг 1. Клиент и ставка
Заведите клиента: название, почасовая ставка, валюта, контакт. Ставка привязана к клиенту, а не к специалисту, поэтому разные клиенты могут идти по разной цене без дополнительных настроек.
Не откладывайте этот шаг до момента, когда работа уже пошла: время, отработанное до создания клиента, придётся разбирать вручную. Что зафиксировать с клиентом до того, как назначать ставку, разобрано в статье о почасовых ставках.
Шаг 2. Привяжите устройства
К клиенту привязываются конкретные машины. Именно эта связь превращает подключение в строку таймшита.
- Привязывайте сразу при заведении машины в работу, а не потом. Через месяц вы не вспомните, чей это компьютер.
- Если одна машина обслуживается для двух заказчиков, решите заранее, к кому она относится: разделить время по одной машине задним числом нечем.
- Свои собственные машины тоже стоит выделить в отдельную группу — иначе внутренняя работа смешается с клиентской.
Шаг 3. Разберите строки без клиента
Устройства без привязки видны отдельно — это главный инструмент самопроверки. Если там регулярно что-то появляется, значит машины заводятся в работу мимо процесса.
Разбирайте эту группу еженедельно, а не в день выставления счёта. В понедельник вы помните, что за машина; тридцать первого числа — нет.
Шаг 4. Проверьте период до счёта
Откройте таймшит за месяц и посмотрите на него глазами клиента. Ищите три вещи:
- Подозрительно длинные сессии. Забытое открытым окно превращается в восемь часов работы, и объяснять это в переписке неприятно.
- Дни, когда работы точно не было, а строки есть. Обычно это фоновые подключения или чужие сессии к той же машине.
- Пустые описания. Строка «14 марта, 40 минут» без пояснения — гарантированный вопрос от клиента.
После проверки таймшит превращается в черновик счёта — этот шаг разобран в статье о выставлении счёта по фактическим сессиям. Состав раздела в кабинете и доступность на тарифах — на странице учёта времени и биллинга.
В таймшите есть строки без клиента — можно их просто удалить?
Не стоит: за ними обычно машины, не привязанные ни к кому — новые, тестовые или оставшиеся от ушедшего клиента. Каждая такая строка — либо потерянные деньги, либо мусор в отчёте, и удаление закрывает только второе. Разбирать их дешевле до выставления счёта, чем объясняться после.
Как быть, если к одной машине подключались несколько специалистов?
Разделять строки по людям, а не суммировать. Клиенту это ничем не мешает, а вам даёт ответ на вопрос, кто сколько работал, — без него невозможно ни посчитать нагрузку, ни разобрать спорную ситуацию через месяц.