Счёт по фактическим сессиям формируется из таймшита за период: строки подтягиваются автоматически, ставка берётся из карточки клиента, налог — из реквизитов. Работа специалиста здесь одна и важная — проверить черновик до финализации, потому что после отправки любая правка становится разговором.
Подготовьте таймшит
Счёт не исправит того, что неверно в исходных данных. До формирования черновика убедитесь, что все машины периода привязаны к клиентам, строки без клиента разобраны, а подозрительно длинные сессии проверены.
Отдельно посмотрите на границы периода: сессия, начавшаяся тридцать первого вечером и закончившаяся первого, должна попасть в один месяц, а не задвоиться.
Сформируйте черновик и вычитайте его
- Исключите то, что не должно оплачиваться: собственные проверки, переподключения после обрыва, случайные заходы.
- Скорректируйте минуты там, где реальная работа отличается от длительности сессии. Забытое открытым окно — не работа, и лучше вы уберёте это сами, чем клиент найдёт.
- Добавьте ручные позиции за работу без подключения, если она входит в договорённость: диагностика по телефону, подготовка на своей стороне, выезд.
- Проверьте, что описания строк понятны человеку, который не был на той стороне экрана.
- Сверьте итог со ставкой и реквизитами — это последний момент, когда правка ничего не стоит.
Три вещи, которые снимают споры
Споры о счетах почти всегда об одном: клиент не понимает, за что платит. Лечится это не переговорами, а формой документа.
- Детализация по строкам. Дата, машина, минуты, что делали. Перечень выглядит как работа, а итоговая сумма — как требование.
- Понятные описания. «Диагностика ошибки печати, замена драйвера» вместо «техподдержка».
- Предсказуемость. Клиент, который заранее знает правила округления и минимальную тарифицируемую единицу, не удивляется итогу.
Эти правила проговариваются один раз до первого счёта — что именно фиксировать, разобрано в статье о ставках и договорённостях.
Выгрузка и хранение
Финализированный счёт выгружается в PDF или CSV. Какой формат отправлять клиенту и зачем нужен второй — разобрано в отдельной статье о выборе формата отчёта. Сохраняйте у себя обе версии: PDF как документ, CSV как данные, которые понадобятся при сверке. Порядок работы с разделом — на странице биллинга сессий.
Что делать, если клиент оспаривает строку в счёте?
Показать журнал по этой конкретной строке: дата, машина, длительность. Спор почти всегда идёт не о факте подключения, а о том, что именно тогда делали, — и одна строка описания работ, написанная в тот же день, снимает вопрос быстрее любых объяснений постфактум.
Нужно ли отправлять клиенту детализацию, если он не просит?
Да, приложением к счёту. Клиент, который не просит детализацию, обычно просто не знает, что она есть, — а вопросы у него появляются в тот месяц, когда сумма выше обычной. Детализация, отправленная заранее, отвечает на них до того, как их задали.